Règlement intérieur

Section I - Les réunions de la Commission

1. Les réunions régulières sont établies à l'avance par la Commission; une réunion extraordinaire peut être convoquée à la demande du président.
2. Sur demande du président, le secrétaire de la Commission envoie un avis de convocation à chaque membre au moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue d'une réunion, mentionnant l'endroit, la date et l'heure de la tenue de la réunion. Cet avis est accompagné d'un projet d'ordre du jour. Cependant, sur consentement de la majorité des membres présents, la Commission en réunion peut considérer toute autre question qui lui est soumise.
   Une réunion peut également se tenir par téléconférence ou visio-conférence.
3. La Commission se réunit au moins quatre (4) fois l’an. Habituellement, elle tient ses séances en alternance entre Québec et Montréal, mais elle peut en tenir à tout autre endroit au Québec.
4. Les frais d’hébergement et de transport des membres ainsi que les dépenses afférentes aux réunions sont assumées par la Commission. Cependant, en ce qui concerne l’hébergement, un membre qui aura signifié sa présence à la réunion et son besoin d’hébergement et qui n’aura pas avisé le secrétariat de son absence 24 heures avant la réunion des membres se verra dans l’obligation d’assumer le coût de l’hébergement.
5. À la demande de six (6) membres, le président est tenu de convoquer une réunion. Cette demande doit être signée par les six (6) membres et contenir le projet d'ordre du jour.
   Si le président n'accède pas à cette demande dans les quarante-huit (48) heures de sa réception, ces membres peuvent convoquer eux-mêmes cette réunion, ou demander au secrétaire de la Commission de le faire, par avis écrit transmis par messager, télécopie ou courrier électronique à tous les autres membres au moins un (1) jour franc avant la tenue de la séance.
6. Dans un cas qu'il juge d'urgence, le président peut convoquer une réunion extraordinaire sans tenir compte des dispositions de l'article 2 ; l'avis de convocation peut alors être donné verbalement ou par tout autre moyen de télécommunication et il doit mentionner le sujet pour lequel la réunion est convoquée. Lors de ces réunions, les discussions ne portent que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour, à moins que les membres n’en conviennent autrement.
7. Une réunion peut être ajournée à un autre moment ou à une date ultérieure et un nouvel avis de convocation n’est pas alors nécessaire.
8. En l’absence, incapacité ou défaut d’agir du président, les réunions sont présidées par un membre qui est alors désigné par les autres membres présents à la réunion de la Commission.
9. Le quorum aux séances de la Commission est fixé à six (6) membres. La vérification du quorum peut être demandée à tout moment au cours d'une réunion. S'il n'y a pas quorum, la Commission se transforme alors en comité de travail. Aucune décision formelle de la Commission ne peut être prise sans quorum. Le quorum est nécessaire pour l’adoption des documents de la Commission.

Section 2 - Décisions

1. Les décisions de la Commission, y compris l’adoption des avis, sont prises à la majorité des voix des membres nommés, excluant le membre observateur qui n’a pas droit de vote. Le vote se déroule verbalement ou à main levée à moins que l'un des membres ne demande la tenue d'un scrutin secret.
2. En cas d’égalité des voix, le président ou le membre désigné en l’absence du président, a un vote prépondérant sur toute question soumise à la Commission, que le vote ait lieu verbalement, à main levée ou par scrutin secret. Le président ou le membre désigné en l’absence du président, peut exercer ou non son droit au vote prépondérant.
3. Lorsqu’il n’y a pas de scrutin secret, la déclaration du président qu’une décision a été prise à l’unanimité ou à la majorité et l’inscription au procès-verbal de cette déclaration constituent une preuve de la décision de la Commission sans qu’il soit besoin de décrire
   de façon précise la proportion du vote des membres, sauf demande expresse à cet effet par l’un des membres de la Commission.
4. Un membre qui n'a pu assister à une séance de la Commission et qui est en désaccord avec une résolution adoptée par cette dernière peut faire inscrire sa dissidence au regard de cette résolution lors de l'adoption du procès-verbal de ladite séance.
5. Une décision prise au cours d'une assemblée peut être reconsidérée avec le consentement des deux tiers des membres nommés.
6. Un membre ne peut se faire représenter ni exercer son droit de vote par procuration.

Section III - Comptes rendus

1. Le secrétaire de la Commission dresse les comptes rendus de toute réunion de la Commission. Le compte rendu contient un exposé sommaire des délibérations de la Commission ainsi que le texte des décisions prises lors de chacune des réunions.
2. En l’absence, incapacité ou défaut d’agir du secrétaire général de la Commission celui-ci désigne un professionnel du secrétariat pour agir en tant que secrétaire de réunion et ainsi rédiger le compte rendu.
3. Les comptes rendus sont adoptés à la majorité des voix.
4. Tout compte rendu adopté doit être signé par le secrétaire général de la Commission.

Section IV - Relation avec le public

1. Le président est autorisé à parler au nom de la Commission ou à agir comme son représentant. Tout autre membre ou le secrétaire général de la Commission peut être habilité à parler en son nom sur mandat du président.

Section V - Absences

1. Toute absence doit être justifiée à l’avance. Après trois (3) absences consécutives, le président doit rencontrer le membre pour discuter de sa disponibilité et de son intérêt à demeurer membres. Lors de l'assemblée suivante, la Commission pourra délibérer sur l'opportunité de recommander au ministre la révocation de la nomination de ce membre.

Section VI - Dispositions finales 

1. Une modification ne peut être apportée au règlement intérieur qu’après que les membres de la Commission aient été avisés, dans l’avis de convocation à une réunion, qu’une modification y sera proposée. Le texte de la modification proposée doit accompagner l’avis de convocation.
2. Le règlement intérieur de la Commission entre en vigueur lors de son adoption par la Commission et il remplace, le cas échéant, les règlements antérieurement adoptés par celle-ci.
3. Pour les fins du présent règlement, le genre masculin comprend aussi le genre féminin. Le présent règlement est entré en vigueur le 20 janvier 2012.